Directiesecretarissen en uitvoerend administratief assistenten
Bied administratieve ondersteuning op hoog niveau door onderzoek uit te voeren, statistische rapporten op te stellen en informatieverzoeken af te handelen, en routinematige administratieve taken uit te voeren, zoals het voorbereiden van correspondentie, het ontvangen van bezoekers, het regelen van telefonische vergaderingen en het plannen van vergaderingen. Kan ook administratief personeel op een lager niveau trainen en begeleiden.
Technologietools
Belangrijkste taken
- Beheer en onderhoud de agenda's van leidinggevenden.
- Salarisgegevens verwerken.
- Reisarrangementen maken voor leidinggevenden.
- Bereid facturen, rapporten, memo's, brieven, financiële overzichten en andere documenten voor met behulp van tekstverwerkings-, spreadsheet-, database- of presentatiesoftware.
- Coördineer en geef leiding aan kantoordiensten, zoals administratie, afdelingsfinanciën, budgetvoorbereiding, personeelskwesties en huishouding, om leidinggevenden te helpen.
- Beantwoord telefoongesprekken en stuur oproepen door naar de juiste partijen of neem berichten aan.
- Bereid antwoorden voor op correspondentie met routinevragen.
- Open, sorteer en distribueer inkomende correspondentie, inclusief faxen en e-mail.
- Begroet bezoekers en bepaal of ze toegang moeten krijgen tot specifieke personen.
- Agenda's voorbereiden en afspraken maken, zoals het coördineren van de catering voor lunches, voor commissie-, bestuurs- en andere vergaderingen.
- Voer algemene kantoortaken uit, zoals het bestellen van benodigdheden, het onderhouden van databasesystemen voor recordbeheer en het uitvoeren van basisboekhoudwerkzaamheden.
- Voer onderzoek uit, verzamel gegevens en bereid documenten voor ter overweging en presentatie door leidinggevenden, commissies en raden van bestuur.
- Bedrijfsdocumenten, documenten en rapporten archiveren en ophalen.
- Het interpreteren van administratief en operationeel beleid en procedures voor werknemers.
- Lees en analyseer binnenkomende memo's, inzendingen en rapporten om de betekenis ervan te bepalen en de distributie ervan te plannen.
- Opzetten en toezicht houden op administratief beleid en procedures voor kantoren of organisaties.
- Het bieden van administratieve ondersteuning aan andere afdelingen.
- Ontmoet individuen, speciale belangengroepen en anderen namens leidinggevenden, commissies en raden van bestuur.
- Notulen van vergaderingen samenstellen, transcriberen en verspreiden.
- Vergaderingen bijwonen om notulen te maken.
- Houd toezicht op en train ander administratief personeel en zorg voor de opleiding van medewerkers door trainingen te plannen of trainingsmateriaal te organiseren.
- Beoordeel de operationele praktijken en procedures om te bepalen of er verbeteringen kunnen worden aangebracht op gebieden zoals de workflow, rapportageprocedures of uitgaven.
- Houd de tijd van medewerkers bij.
Vaardigheden
Kennis
Maak een cv voor Directiesecretarissen en uitvoerend administratief assistenten
Maak een professioneel, ATS-geoptimaliseerd cv op maat van dit carrièrepad.
Bekwaamheden
Werkactiviteiten
Werkcontext
Telefoongesprekken
100%
99%
Contact met anderen
93%
Bepaal taken, prioriteiten en doelen
92%
Face-to-face gesprekken met individuen en binnen teams
91%
Werken met of bijdragen aan een werkgroep of team
90%
Het belang van exact of accuraat zijn
88%
Breng tijd door met zitten
86%
Binnenshuis, milieugecontroleerd
84%
Vrijheid om beslissingen te nemen
82%
Coördineer of leid anderen bij het uitvoeren van werkactiviteiten
81%
Schriftelijke brieven en memo's
77%
Omgaan met externe klanten of het publiek in het algemeen
72%
Tijdsdruk
72%
Het belang van het herhalen van dezelfde taken
71%
Besteed tijd aan het hanteren, besturen of voelen van voorwerpen, gereedschappen of bedieningselementen
61%
Duur van de typische werkweek
60%
Impact van beslissingen op collega's of bedrijfsresultaten
59%
Frequentie van besluitvorming
57%
Besteed tijd aan het maken van repetitieve bewegingen
57%
Conflictsituaties
47%
Blootgesteld aan geluiden, geluidsniveaus die afleidend of ongemakkelijk zijn
42%
Omgaan met onaangename, boze of onbeleefde mensen
39%
Fysieke nabijheid
39%
Niveau van concurrentie
35%
Werkresultaten en resultaten van andere werknemers
33%
Gezondheid en veiligheid van andere werknemers
28%
Gevolg van een fout
27%
Mate van automatisering
27%
Breng tijd door met staan
24%
Blootgesteld aan verontreinigingen
21%
Besteed tijd aan wandelen of hardlopen
21%
Besteed tijd aan het buigen of draaien van uw lichaam
15%
Blootgesteld aan extreem heldere of ontoereikende lichtomstandigheden
10%
Spreken in het openbaar
10%
Blootgesteld aan ziekten of infecties
8%
Blootgesteld aan zeer hoge of lage temperaturen
8%
Omgaan met gewelddadige of fysiek agressieve mensen
6%
In een gesloten voertuig of gesloten apparatuur bedienen
5%
Besteed tijd aan knielen, hurken, bukken of kruipen
5%
Blootgesteld aan krappe werkruimte, lastige houdingen
4%
Buitenshuis, blootgesteld aan alle weersomstandigheden
4%
Buiten, onder dekking
4%
Werkschema's
4%
Binnenshuis, niet ecologisch gecontroleerd
3%
Tempo bepaald door de snelheid van de uitrusting
3%
Blootgesteld aan kleine brandwonden, snijwonden, beten of steken
2%
Besteed tijd aan het bewaren of herwinnen van evenwicht
2%
Draag gewone beschermende of veiligheidsuitrusting, zoals veiligheidsschoenen, brillen, handschoenen, gehoorbescherming, veiligheidshelmen of reddingsvesten
2%
Blootgesteld aan gevaarlijke omstandigheden
0%
Blootgesteld aan gevaarlijke apparatuur
0%
Blootgesteld aan hoge plaatsen
0%
Blootgesteld aan straling
0%
Blootgesteld aan trillingen van het hele lichaam
0%
In een open voertuig of bedieningsapparatuur
0%
Besteed tijd aan het beklimmen van ladders, steigers of palen
0%
Draag gespecialiseerde beschermende of veiligheidsuitrusting, zoals ademhalingsapparatuur, veiligheidsharnas, volledige beschermingspakken of stralingsbescherming
0%
Opleiding
Associate's degree
High school diploma or equivalent
Some college, no degree
Interesses
Conventioneel
Ondernemend
Sociaal
Onderzoekend
Artistiek
Realistisch
Werkstijlen
Werkwaarden
Klaar om een carrière als Directiesecretarissen en uitvoerend administratief assistenten na te streven?
Maak een professioneel cv dat de juiste vaardigheden en ervaring voor deze rol benadrukt.
Maak nu je cv