Secretaresses en Administratieve Assistenten
Voer routinematige administratieve taken uit, zoals het opstellen van correspondentie, het plannen van afspraken, het organiseren en onderhouden van papieren en elektronische bestanden, of het verstrekken van informatie aan bellers.
Technologietools
Belangrijkste taken
- Beantwoord telefoons en geef informatie aan bellers, neem berichten aan of schakel gesprekken door naar de juiste personen.
- Begroet bezoekers of bellers en handel hun vragen af of verwijs ze naar de juiste personen, afhankelijk van hun behoeften.
- Creëer, onderhoud en voer informatie in databases in.
- Gebruik computers voor verschillende toepassingen, zoals databasebeheer of tekstverwerking.
- Voer salarisadministratiefuncties uit, zoals het bijhouden van tijdregistratie-informatie en het verwerken en indienen van de salarisadministratie.
- Geld innen en op rekeningen storten, geld van geldrekeningen uitbetalen om rekeningen of facturen te betalen, gegevens bijhouden van incasso's en uitbetalingen en ervoor zorgen dat de rekeningen in evenwicht zijn.
- Bedien kantoorapparatuur, zoals faxmachines, kopieerapparaten of telefoonsystemen, en zorg voor reparaties wanneer apparatuur defect raakt.
- Opzetten en beheren van papieren of elektronische archiefsystemen, het vastleggen van informatie, het bijwerken van papierwerk of het bijhouden van documenten, zoals presentielijsten, correspondentie of ander materiaal.
- Beheer elektronische postsystemen en coördineer de informatiestroom, intern of met andere organisaties.
- Afspraken plannen en bevestigen voor klanten, klanten of supervisors.
- Bijhouden van agenda's en evenementenkalenders.
- Stel notulen, routinecorrespondentie of rapporten op, typ en verspreid deze, zoals presentaties of uitgaven, statistische of maandelijkse rapporten.
- Vul formulieren in in overeenstemming met de bedrijfsprocedures.
- Stel werkprocedures of schema's op en houd het dagelijkse werk van het administratief personeel bij.
- Diensten verlenen aan klanten, zoals het plaatsen van bestellingen of accountinformatie.
- Zoek de juiste bestanden en voeg deze toe aan inkomende correspondentie die antwoorden vereist.
- Cheques voorbereiden en versturen.
- Regel conferentie-, vergadering- of reisreserveringen voor kantoorpersoneel.
- Voer zoekopdrachten uit om de benodigde informatie te vinden, met behulp van bronnen zoals internet.
- Inkomende post of ander materiaal openen, lezen, routeren en distribueren en routinebrieven beantwoorden.
- Maak kopieën van correspondentie of ander gedrukt materiaal.
- Houd toezicht op ander administratief personeel en geef training en oriëntatie aan nieuw personeel.
- Beoordeel het werk van anderen om te controleren op correcte spelling en grammatica, zorg ervoor dat het bedrijfsformatbeleid wordt gevolgd en beveel herzieningen aan.
- Beheer projecten of draag bij aan commissie- of teamwerk.
- Coördineer conferenties, vergaderingen of speciale evenementen, zoals lunches of diploma-uitreikingen.
- Leer omgaan met nieuwe kantoortechnologieën terwijl ze worden ontwikkeld en geïmplementeerd.
- Mail nieuwsbrieven, promotiemateriaal of andere informatie.
- Train en assisteer het personeel met computergebruik.
- Benodigdheden bestellen en uitdelen.
- Bereid congres- of evenementmateriaal voor, zoals flyers of uitnodigingen.
- Ontwikkel of onderhoud interne of externe bedrijfswebsites.
Vaardigheden
Kennis
Maak een cv voor Secretaresses en Administratieve Assistenten
Maak een professioneel, ATS-geoptimaliseerd cv op maat van dit carrièrepad.
Bekwaamheden
Werkactiviteiten
Werkcontext
Telefoongesprekken
98%
Contact met anderen
97%
94%
Face-to-face gesprekken met individuen en binnen teams
91%
Werken met of bijdragen aan een werkgroep of team
90%
Breng tijd door met zitten
89%
Het belang van het herhalen van dezelfde taken
83%
Bepaal taken, prioriteiten en doelen
82%
Het belang van exact of accuraat zijn
81%
Schriftelijke brieven en memo's
81%
Tijdsdruk
77%
Omgaan met externe klanten of het publiek in het algemeen
75%
Binnenshuis, milieugecontroleerd
75%
Vrijheid om beslissingen te nemen
70%
Coördineer of leid anderen bij het uitvoeren van werkactiviteiten
67%
Impact van beslissingen op collega's of bedrijfsresultaten
65%
Frequentie van besluitvorming
62%
Omgaan met onaangename, boze of onbeleefde mensen
59%
Conflictsituaties
51%
Besteed tijd aan het maken van repetitieve bewegingen
51%
Duur van de typische werkweek
50%
Werkresultaten en resultaten van andere werknemers
49%
Besteed tijd aan het hanteren, besturen of voelen van voorwerpen, gereedschappen of bedieningselementen
48%
Fysieke nabijheid
43%
Blootgesteld aan geluiden, geluidsniveaus die afleidend of ongemakkelijk zijn
42%
Gezondheid en veiligheid van andere werknemers
35%
Niveau van concurrentie
33%
Blootgesteld aan ziekten of infecties
29%
Gevolg van een fout
28%
Breng tijd door met staan
25%
Besteed tijd aan wandelen of hardlopen
24%
Mate van automatisering
20%
Blootgesteld aan verontreinigingen
17%
Spreken in het openbaar
15%
Besteed tijd aan het buigen of draaien van uw lichaam
13%
Blootgesteld aan extreem heldere of ontoereikende lichtomstandigheden
11%
In een gesloten voertuig of gesloten apparatuur bedienen
11%
Omgaan met gewelddadige of fysiek agressieve mensen
10%
Buitenshuis, blootgesteld aan alle weersomstandigheden
9%
Blootgesteld aan krappe werkruimte, lastige houdingen
6%
Tempo bepaald door de snelheid van de uitrusting
5%
Besteed tijd aan het bewaren of herwinnen van evenwicht
5%
Blootgesteld aan zeer hoge of lage temperaturen
4%
Besteed tijd aan knielen, hurken, bukken of kruipen
4%
Blootgesteld aan kleine brandwonden, snijwonden, beten of steken
3%
Binnenshuis, niet ecologisch gecontroleerd
2%
Buiten, onder dekking
2%
Besteed tijd aan het beklimmen van ladders, steigers of palen
2%
Blootgesteld aan gevaarlijke omstandigheden
1%
Blootgesteld aan gevaarlijke apparatuur
1%
In een open voertuig of bedieningsapparatuur
1%
Draag gewone beschermende of veiligheidsuitrusting, zoals veiligheidsschoenen, brillen, handschoenen, gehoorbescherming, veiligheidshelmen of reddingsvesten
1%
Blootgesteld aan hoge plaatsen
0%
Blootgesteld aan straling
0%
Blootgesteld aan trillingen van het hele lichaam
0%
Draag gespecialiseerde beschermende of veiligheidsuitrusting, zoals ademhalingsapparatuur, veiligheidsharnas, volledige beschermingspakken of stralingsbescherming
0%
Werkschema's
0%
Opleiding
High school diploma or equivalent
Associate's degree
Bachelor's degree
Interesses
Conventioneel
Ondernemend
Sociaal
Realistisch
Onderzoekend
Artistiek
Werkstijlen
Werkwaarden
Klaar om een carrière als Secretaresses en Administratieve Assistenten na te streven?
Maak een professioneel cv dat de juiste vaardigheden en ervaring voor deze rol benadrukt.
Maak nu je cv