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Exekutivsekretäre und Verwaltungsassistenten

Bieten Sie administrative Unterstützung auf hohem Niveau, indem Sie Recherchen durchführen, statistische Berichte erstellen und Informationsanfragen bearbeiten sowie routinemäßige Verwaltungsaufgaben wie die Vorbereitung von Korrespondenz, den Empfang von Besuchern, die Organisation von Telefonkonferenzen und die Planung von Besprechungen ausführen. Kann auch untergeordnetes Büropersonal schulen und beaufsichtigen.

Berufscluster:Management & Unternehmertum
Berufsgruppe:Büro- und Verwaltungsunterstützung
Berufsstufe:Jobzone Drei: Mittlere Vorbereitung erforderlich
Branche:Finanzen und Versicherungen
Lebenslauf erstellen

Technologie-Tools

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Hauptaufgaben

  • Verwalten und pflegen Sie die Zeitpläne der Führungskräfte.
  • Verarbeiten Sie Gehaltsabrechnungsinformationen.
  • Treffen Sie Reisevorbereitungen für Führungskräfte.
  • Bereiten Sie Rechnungen, Berichte, Memos, Briefe, Finanzberichte und andere Dokumente mithilfe von Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Datenbank- oder Präsentationssoftware vor.
  • Koordinieren und leiten Sie Bürodienste wie Unterlagen, Abteilungsfinanzen, Budgetvorbereitung, Personalangelegenheiten und Haushaltsführung, um Führungskräften zu helfen.
  • Beantworten Sie Telefonanrufe und leiten Sie Anrufe an die entsprechenden Parteien weiter oder nehmen Sie Nachrichten entgegen.
  • Bereiten Sie Antworten auf Korrespondenz mit Routineanfragen vor.
  • Open, sort, and distribute incoming correspondence, including faxes and email.
  • Begrüßen Sie Besucher und legen Sie fest, ob ihnen Zugang zu bestimmten Personen gewährt werden soll.
  • Bereiten Sie Tagesordnungen vor und treffen Sie Vorkehrungen, z. B. die Koordination der Verpflegung für Mittagessen, Ausschuss-, Vorstands- und andere Sitzungen.
  • Führen Sie allgemeine Büroaufgaben aus, wie z. B. die Bestellung von Verbrauchsmaterialien, die Pflege von Datenbanksystemen für die Aktenverwaltung und die Durchführung grundlegender Buchhaltungsarbeiten.
  • Führen Sie Recherchen durch, sammeln Sie Daten und bereiten Sie Papiere zur Prüfung und Präsentation durch Führungskräfte, Ausschüsse und Vorstände vor.
  • Archivieren und Abrufen von Unternehmensdokumenten, Aufzeichnungen und Berichten.
  • Interpretieren Sie Verwaltungs- und Betriebsrichtlinien und -verfahren für Mitarbeiter.
  • Lesen und analysieren Sie eingehende Memos, Einreichungen und Berichte, um ihre Bedeutung zu bestimmen und ihre Verteilung zu planen.
  • Richten Sie Verwaltungsrichtlinien und -verfahren für Büros oder Organisationen ein und überwachen Sie diese.
  • Bieten Sie anderen Abteilungen bürokratische Unterstützung.
  • Treffen Sie sich im Namen von Führungskräften, Ausschüssen und Vorständen mit Einzelpersonen, Interessengruppen und anderen.
  • Erstellen, transkribieren und verteilen Sie Sitzungsprotokolle.
  • Nehmen Sie an Besprechungen teil, um Protokolle aufzuzeichnen.
  • Beaufsichtigen und schulen Sie andere Büromitarbeiter und organisieren Sie Mitarbeiterschulungen, indem Sie Schulungen planen oder Schulungsmaterialien organisieren.
  • Überprüfen Sie die Betriebspraktiken und -verfahren, um festzustellen, ob Verbesserungen in Bereichen wie Arbeitsabläufen, Berichtsverfahren oder Ausgaben vorgenommen werden können.
  • Behalten Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter im Auge.

Fähigkeiten

Leseverständnis
75%
Aktives Zuhören
75%
Apropos
72%
Schreiben
69%
Serviceorientierung
69%
Koordinierung
60%
Zeitmanagement
56%
Soziale Wahrnehmung
56%
Kritisches Denken
56%
Aktives Lernen
53%
Überwachung
53%
Urteil und Entscheidungsfindung
53%
Verhandlung
50%
Überzeugung
47%
Unterweisen
47%
Komplexe Problemlösung
47%
Lernstrategien
47%
Mathematik
44%
Systemanalyse
44%
Systembewertung
41%
Management von Personalressourcen
35%
Qualitätskontrollanalyse
28%
Management materieller Ressourcen
25%
Programmierung
22%
Verwaltung finanzieller Ressourcen
22%
Technologiedesign
19%
Betriebsüberwachung
19%
Betriebsanalyse
13%
Wissenschaft
10%
Betrieb und Kontrolle
6%
Reparieren
3%
Auswahl der Ausrüstung
3%
Fehlerbehebung
0%
Installation
0%
Gerätewartung
0%

Wissen

Administrativ
88%
Englische Sprache
79%
Kunden- und persönlicher Service
62%
Computer und Elektronik
58%
Verwaltung und Management
55%
Personal und Humanressourcen
44%
Kommunikation und Medien
42%
Mathematik
38%
Öffentliche Sicherheit und Schutz
33%
Telekommunikation
29%
Schul-und Berufsbildung
28%
Recht und Regierung
28%
Wirtschaft und Rechnungswesen
27%
Transport
25%
Psychologie
24%
Soziologie und Anthropologie
21%
Philosophie und Theologie
18%
Vertrieb und Marketing
13%
Fremdsprache
10%
Produktion und Verarbeitung
10%
Geographie
9%
Mechanisch
8%
Medizin und Zahnmedizin
8%
Therapie und Beratung
8%
Bildende Kunst
5%
Ingenieurwesen und Technologie
5%
Design
5%
Geschichte und Archäologie
4%
Chemie
4%
Physik
3%
Lebensmittelproduktion
2%
Biologie
2%
Bauwesen und Konstruktion
2%

Lebenslauf für Exekutivsekretäre und Verwaltungsassistenten erstellen

Erstellen Sie einen professionellen, ATS-optimierten Lebenslauf für diesen Berufsweg.

Lebenslauf erstellen

Fertigkeiten

Spracherkennung
75%
Mündlicher Ausdruck
75%
Mündliches Verständnis
75%
Schriftliches Verständnis
75%
Schriftlicher Ausdruck
75%
Sprachklarheit
72%
Nahsicht
72%
Informationsbestellung
60%
Problemempfindlichkeit
56%
Wahrnehmungsgeschwindigkeit
53%
Deduktives Denken
53%
Kategorieflexibilität
53%
Ideenreichtum
50%
Flexibilität des Verschlusses
50%
Induktives Denken
50%
Selektive Aufmerksamkeit
50%
Originalität
50%
Fernsicht
47%
Mathematische Argumentation
47%
Time-Sharing
47%
Auswendiglernen
44%
Fingerfertigkeit
41%
Geschwindigkeit des Verschlusses
41%
Nummerneinrichtung
41%
Visualisierung
31%
Auditive Aufmerksamkeit
31%
Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit
28%
Manuelle Geschicklichkeit
22%
Hörempfindlichkeit
22%
Visuelle Farbunterscheidung
22%
Arm-Hand-Stabilität
19%
Mehrgliedrige Koordination
16%
Kontrollpräzision
16%
Rumpfstärke
13%
Statische Stärke
10%
Tiefenwahrnehmung
6%
Explosive Stärke
6%
Dynamische Stärke
6%
Reaktionsorientierung
6%
Umfangsflexibilität
3%
Schalllokalisierung
0%
Reaktionszeit
0%
Geschwindigkeit der Gliedmaßenbewegung
0%
Nachtsicht
0%
Ausdauer
0%
Peripheres Sehen
0%
Räumliche Orientierung
0%
Blendempfindlichkeit
0%
Bruttokörpergleichgewicht
0%
Ratenkontrolle
0%
Dynamische Flexibilität
0%
Grobkörperkoordination
0%

Arbeitsaktivitäten

Kommunikation mit Vorgesetzten, Kollegen oder Untergebenen
91%
Zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen und pflegen
88%
Informationen erhalten
88%
Arbeit organisieren, planen und priorisieren
87%
Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation
86%
Durchführung administrativer Tätigkeiten
86%
Arbeiten mit Computern
85%
Planen von Arbeiten und Aktivitäten
82%
Relevantes Wissen aktualisieren und nutzen
79%
Verarbeitungsinformationen
75%
Identifizieren von Objekten, Aktionen und Ereignissen
73%
Informationen dokumentieren/aufzeichnen
70%
Kreativ denken
68%
Entscheidungen treffen und Probleme lösen
67%
Anderen helfen und für sie sorgen
62%
Überwachung von Prozessen, Materialien oder Umgebungen
61%
Auswerten von Informationen zur Feststellung der Einhaltung von Standards
59%
Die Arbeit und Aktivitäten anderer koordinieren
55%
Konflikte lösen und mit anderen verhandeln
54%
Für die Öffentlichkeit auftreten oder direkt mit ihr zusammenarbeiten
53%
Beurteilung der Qualitäten von Objekten, Dienstleistungen oder Personen
48%
Die Bedeutung von Informationen für andere interpretieren
47%
Analysieren von Daten oder Informationen
46%
Teams entwickeln und aufbauen
46%
Umgang mit und Bewegen von Objekten
44%
Überwachung und Steuerung von Ressourcen
43%
Andere coachen und weiterentwickeln
43%
Ziele und Strategien entwickeln
41%
Schätzung der quantifizierbaren Eigenschaften von Produkten, Ereignissen oder Informationen
38%
Untergebene anleiten, leiten und motivieren
35%
Bereitstellung von Beratung und Ratschlägen für andere
33%
Andere ausbilden und unterrichten
33%
Inspektion von Geräten, Strukturen oder Materialien
32%
Allgemeine körperliche Aktivitäten durchführen
31%
Andere verkaufen oder beeinflussen
26%
Maschinen und Prozesse steuern
24%
Besetzung von Organisationseinheiten
20%
Reparatur und Wartung elektronischer Geräte
17%
Reparatur und Wartung mechanischer Geräte
13%
Betrieb von Fahrzeugen, mechanisierten Geräten oder Ausrüstungen
11%
Entwerfen, Entwerfen und Spezifizieren technischer Geräte, Teile und Ausrüstung
6%

Arbeitskontext

Telefongespräche

100%

E-Mail

99%

Kontakt mit anderen

93%

Bestimmen Sie Aufgaben, Prioritäten und Ziele

92%

Persönliche Gespräche mit Einzelpersonen und innerhalb von Teams

91%

Arbeiten Sie mit einer Arbeitsgruppe oder einem Team zusammen oder tragen Sie dazu bei

90%

Wie wichtig es ist, genau oder genau zu sein

88%

Verbringen Sie Zeit im Sitzen

86%

Im Innenbereich, klimakontrolliert

84%

Freiheit, Entscheidungen zu treffen

82%

Koordinieren oder leiten Sie andere bei der Durchführung von Arbeitsaktivitäten

81%

Geschriebene Briefe und Memos

77%

Gehen Sie mit externen Kunden oder der Öffentlichkeit im Allgemeinen um

72%

Zeitdruck

72%

Bedeutung der Wiederholung derselben Aufgaben

71%

Verbringen Sie Zeit damit, Ihre Hände zu nutzen, um Objekte, Werkzeuge oder Bedienelemente zu handhaben, zu kontrollieren oder zu fühlen

61%

Dauer der typischen Arbeitswoche

60%

Auswirkungen von Entscheidungen auf Mitarbeiter oder Unternehmensergebnisse

59%

Häufigkeit der Entscheidungsfindung

57%

Nehmen Sie sich Zeit für sich wiederholende Bewegungen

57%

Konfliktsituationen

47%

Sie sind Geräuschen und Lärmpegeln ausgesetzt, die ablenken oder unangenehm sind

42%

Umgang mit unangenehmen, wütenden oder unhöflichen Menschen

39%

Körperliche Nähe

39%

Wettbewerbsniveau

35%

Arbeitsergebnisse und Ergebnisse anderer Arbeitnehmer

33%

Gesundheit und Sicherheit anderer Arbeitnehmer

28%

Folge eines Fehlers

27%

Grad der Automatisierung

27%

Verbringen Sie Zeit im Stehen

24%

Kontaminanten ausgesetzt

21%

Verbringen Sie Zeit mit Gehen oder Laufen

21%

Verbringen Sie Zeit damit, Ihren Körper zu beugen oder zu drehen

15%

Extrem hellen oder unzureichenden Lichtverhältnissen ausgesetzt

10%

Öffentliches Reden

10%

Krankheiten oder Infektionen ausgesetzt

8%

Sehr heißen oder kalten Temperaturen ausgesetzt

8%

Umgang mit gewalttätigen oder körperlich aggressiven Menschen

6%

In einem geschlossenen Fahrzeug oder geschlossener Ausrüstung betreiben

5%

Verbringen Sie Zeit im Knien, Hocken, Bücken oder Krabbeln

5%

Sie sind beengten Arbeitsräumen und ungünstigen Positionen ausgesetzt

4%

Im Freien, allen Wetterbedingungen ausgesetzt

4%

Draußen, unter Deckung

4%

Arbeitspläne

4%

Im Innenbereich, nicht umweltkontrolliert

3%

Das Tempo wird durch die Geschwindigkeit der Ausrüstung bestimmt

3%

Leichte Verbrennungen, Schnitte, Bisse oder Stiche ausgesetzt

2%

Verbringen Sie Zeit damit, das Gleichgewicht zu halten oder wiederzuerlangen

2%

Tragen Sie übliche Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Sicherheitsschuhe, Brillen, Handschuhe, Gehörschutz, Schutzhelme oder Schwimmwesten

2%

Gefährlichen Bedingungen ausgesetzt

0%

Gefährlicher Ausrüstung ausgesetzt

0%

Hohen Orten ausgesetzt

0%

Strahlung ausgesetzt

0%

Ganzkörpervibrationen ausgesetzt

0%

In einem offenen Fahrzeug oder Betriebsgerät

0%

Verbringen Sie Zeit damit, auf Leitern, Gerüste oder Stangen zu klettern

0%

Tragen Sie spezielle Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Atemschutzgeräte, Sicherheitsgurte, Vollschutzanzüge oder Strahlenschutz

0%

Ausbildung

Associate's degree

34%

High school diploma or equivalent

24%

Some college, no degree

21%

Interessen

Konventionell

90

Unternehmungslustig

76

Sozial

50

Investigativ

15

Künstlerisch

6

Realistisch

4

Arbeitsstile

Liebe zum Detail
88%
Zuverlässigkeit
88%
Zusammenarbeit
71%
Integrität
63%
Soziale Orientierung
63%
Selbstkontrolle
54%
Stresstoleranz
54%
Leistungsorientierung
51%
Ausdauer
50%
Anpassungsfähigkeit
49%
Initiative
46%
Vorsicht
43%
Optimismus
41%
Selbstvertrauen
38%
Aufrichtigkeit
36%
Empathie
35%
Demut
28%
Toleranz gegenüber Mehrdeutigkeiten
28%
Führungsorientierung
26%
Intellektuelle Neugier
20%
Innovation
12%

Arbeitswerte

Beziehungen
72%
Unterstützung
67%
Arbeitsbedingungen
47%
Leistung
45%
Unabhängigkeit
39%
Erkennung
33%

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