Sekretäre und Verwaltungsassistenten
Erledigen Sie routinemäßige Verwaltungsaufgaben wie das Verfassen von Korrespondenz, das Planen von Terminen, das Organisieren und Verwalten von Papier- und elektronischen Dateien oder das Bereitstellen von Informationen für Anrufer.
Technologie-Tools
Hauptaufgaben
- Beantworten Sie Anrufe und geben Sie Anrufern Informationen, nehmen Sie Nachrichten entgegen oder leiten Sie Anrufe an entsprechende Personen weiter.
- Begrüßen Sie Besucher oder Anrufer und bearbeiten Sie deren Anfragen oder leiten Sie sie je nach Bedarf an die entsprechenden Personen weiter.
- Informationen erstellen, pflegen und in Datenbanken eingeben.
- Verwenden Sie Computer für verschiedene Anwendungen, beispielsweise für die Datenbankverwaltung oder Textverarbeitung.
- Führen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen durch, z. B. die Pflege von Zeiterfassungsinformationen sowie die Verarbeitung und Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- Sammeln Sie Geld ein und zahlen Sie es auf Konten ein, zahlen Sie Geld von Geldkonten aus, um Rechnungen zu bezahlen, führen Sie Aufzeichnungen über Ein- und Auszahlungen und stellen Sie sicher, dass die Konten ausgeglichen sind.
- Betreiben Sie Bürogeräte wie Faxgeräte, Kopierer oder Telefonanlagen und veranlassen Sie Reparaturen bei Gerätestörungen.
- Richten Sie Papier- oder elektronische Ablagesysteme ein und verwalten Sie sie, erfassen Sie Informationen, aktualisieren Sie den Papierkram oder pflegen Sie Dokumente wie Anwesenheitslisten, Korrespondenz oder anderes Material.
- Betreiben Sie E-Mail-Systeme und koordinieren Sie den Informationsfluss intern oder mit anderen Organisationen.
- Planen und bestätigen Sie Termine für Klienten, Kunden oder Vorgesetzte.
- Pflegen Sie Termin- und Veranstaltungskalender.
- Verfassen, tippen und verteilen Sie Besprechungsnotizen, Routinekorrespondenz oder Berichte wie Präsentationen oder Spesen-, Statistik- oder Monatsberichte.
- Füllen Sie Formulare gemäß den Unternehmensverfahren aus.
- Legen Sie Arbeitsabläufe oder Zeitpläne fest und behalten Sie den Überblick über die tägliche Arbeit des Büropersonals.
- Bereitstellung von Dienstleistungen für Kunden, wie z. B. Auftragserteilung oder Kontoinformationen.
- Suchen Sie die entsprechenden Dateien und hängen Sie sie an die eingehende Korrespondenz an, die Antworten erfordert.
- Schecks vorbereiten und verschicken.
- Vereinbaren Sie Konferenz-, Besprechungs- oder Reisereservierungen für Büropersonal.
- Führen Sie Suchvorgänge durch, um benötigte Informationen zu finden, und nutzen Sie dabei Quellen wie das Internet.
- Öffnen, lesen, leiten und verteilen Sie eingehende Post oder andere Materialien und beantworten Sie Routinebriefe.
- Erstellen Sie Kopien von Korrespondenz oder anderen gedruckten Materialien.
- Beaufsichtigen Sie andere Büromitarbeiter und bieten Sie neuen Mitarbeitern Schulung und Orientierung an.
- Überprüfen Sie die Arbeit anderer auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, stellen Sie sicher, dass die Formatrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden, und empfehlen Sie Überarbeitungen.
- Verwalten Sie Projekte oder tragen Sie zur Ausschuss- oder Teamarbeit bei.
- Koordinieren Sie Konferenzen, Meetings oder besondere Veranstaltungen wie Mittagessen oder Abschlussfeiern.
- Lernen Sie, neue Bürotechnologien zu bedienen, während sie entwickelt und implementiert werden.
- Versenden Sie Newsletter, Werbematerial oder andere Informationen.
- Schulung und Unterstützung des Personals im Umgang mit Computern.
- Vorräte bestellen und ausgeben.
- Bereiten Sie Konferenz- oder Veranstaltungsmaterialien wie Flyer oder Einladungen vor.
- Entwickeln oder pflegen Sie interne oder externe Unternehmenswebsites.
Fähigkeiten
Wissen
Lebenslauf für Sekretäre und Verwaltungsassistenten erstellen
Erstellen Sie einen professionellen, ATS-optimierten Lebenslauf für diesen Berufsweg.
Fertigkeiten
Arbeitsaktivitäten
Arbeitskontext
Telefongespräche
98%
Kontakt mit anderen
97%
94%
Persönliche Gespräche mit Einzelpersonen und innerhalb von Teams
91%
Arbeiten Sie mit einer Arbeitsgruppe oder einem Team zusammen oder tragen Sie dazu bei
90%
Verbringen Sie Zeit im Sitzen
89%
Bedeutung der Wiederholung derselben Aufgaben
83%
Bestimmen Sie Aufgaben, Prioritäten und Ziele
82%
Wie wichtig es ist, genau oder genau zu sein
81%
Geschriebene Briefe und Memos
81%
Zeitdruck
77%
Gehen Sie mit externen Kunden oder der Öffentlichkeit im Allgemeinen um
75%
Im Innenbereich, klimakontrolliert
75%
Freiheit, Entscheidungen zu treffen
70%
Koordinieren oder leiten Sie andere bei der Durchführung von Arbeitsaktivitäten
67%
Auswirkungen von Entscheidungen auf Mitarbeiter oder Unternehmensergebnisse
65%
Häufigkeit der Entscheidungsfindung
62%
Umgang mit unangenehmen, wütenden oder unhöflichen Menschen
59%
Konfliktsituationen
51%
Nehmen Sie sich Zeit für sich wiederholende Bewegungen
51%
Dauer der typischen Arbeitswoche
50%
Arbeitsergebnisse und Ergebnisse anderer Arbeitnehmer
49%
Verbringen Sie Zeit damit, Ihre Hände zu nutzen, um Objekte, Werkzeuge oder Bedienelemente zu handhaben, zu kontrollieren oder zu fühlen
48%
Körperliche Nähe
43%
Sie sind Geräuschen und Lärmpegeln ausgesetzt, die ablenken oder unangenehm sind
42%
Gesundheit und Sicherheit anderer Arbeitnehmer
35%
Wettbewerbsniveau
33%
Krankheiten oder Infektionen ausgesetzt
29%
Folge eines Fehlers
28%
Verbringen Sie Zeit im Stehen
25%
Verbringen Sie Zeit mit Gehen oder Laufen
24%
Grad der Automatisierung
20%
Kontaminanten ausgesetzt
17%
Öffentliches Reden
15%
Verbringen Sie Zeit damit, Ihren Körper zu beugen oder zu drehen
13%
Extrem hellen oder unzureichenden Lichtverhältnissen ausgesetzt
11%
In einem geschlossenen Fahrzeug oder geschlossener Ausrüstung betreiben
11%
Umgang mit gewalttätigen oder körperlich aggressiven Menschen
10%
Im Freien, allen Wetterbedingungen ausgesetzt
9%
Sie sind beengten Arbeitsräumen und ungünstigen Positionen ausgesetzt
6%
Das Tempo wird durch die Geschwindigkeit der Ausrüstung bestimmt
5%
Verbringen Sie Zeit damit, das Gleichgewicht zu halten oder wiederzuerlangen
5%
Sehr heißen oder kalten Temperaturen ausgesetzt
4%
Verbringen Sie Zeit im Knien, Hocken, Bücken oder Krabbeln
4%
Leichte Verbrennungen, Schnitte, Bisse oder Stiche ausgesetzt
3%
Im Innenbereich, nicht umweltkontrolliert
2%
Draußen, unter Deckung
2%
Verbringen Sie Zeit damit, auf Leitern, Gerüste oder Stangen zu klettern
2%
Gefährlichen Bedingungen ausgesetzt
1%
Gefährlicher Ausrüstung ausgesetzt
1%
In einem offenen Fahrzeug oder Betriebsgerät
1%
Tragen Sie übliche Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Sicherheitsschuhe, Brillen, Handschuhe, Gehörschutz, Schutzhelme oder Schwimmwesten
1%
Hohen Orten ausgesetzt
0%
Strahlung ausgesetzt
0%
Ganzkörpervibrationen ausgesetzt
0%
Tragen Sie spezielle Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Atemschutzgeräte, Sicherheitsgurte, Vollschutzanzüge oder Strahlenschutz
0%
Arbeitspläne
0%
Ausbildung
High school diploma or equivalent
Associate's degree
Bachelor's degree
Interessen
Konventionell
Unternehmungslustig
Sozial
Realistisch
Investigativ
Künstlerisch
Arbeitsstile
Arbeitswerte
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