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Sekretäre und Verwaltungsassistenten

Erledigen Sie routinemäßige Verwaltungsaufgaben wie das Verfassen von Korrespondenz, das Planen von Terminen, das Organisieren und Verwalten von Papier- und elektronischen Dateien oder das Bereitstellen von Informationen für Anrufer.

Berufscluster:Management & Unternehmertum
Berufsgruppe:Büro- und Verwaltungsunterstützung
Berufsstufe:Jobzone Zwei: Einige Vorbereitungen sind erforderlich
Lebenslauf erstellen

Technologie-Tools

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Hauptaufgaben

  • Beantworten Sie Anrufe und geben Sie Anrufern Informationen, nehmen Sie Nachrichten entgegen oder leiten Sie Anrufe an entsprechende Personen weiter.
  • Begrüßen Sie Besucher oder Anrufer und bearbeiten Sie deren Anfragen oder leiten Sie sie je nach Bedarf an die entsprechenden Personen weiter.
  • Informationen erstellen, pflegen und in Datenbanken eingeben.
  • Verwenden Sie Computer für verschiedene Anwendungen, beispielsweise für die Datenbankverwaltung oder Textverarbeitung.
  • Führen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen durch, z. B. die Pflege von Zeiterfassungsinformationen sowie die Verarbeitung und Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
  • Sammeln Sie Geld ein und zahlen Sie es auf Konten ein, zahlen Sie Geld von Geldkonten aus, um Rechnungen zu bezahlen, führen Sie Aufzeichnungen über Ein- und Auszahlungen und stellen Sie sicher, dass die Konten ausgeglichen sind.
  • Betreiben Sie Bürogeräte wie Faxgeräte, Kopierer oder Telefonanlagen und veranlassen Sie Reparaturen bei Gerätestörungen.
  • Richten Sie Papier- oder elektronische Ablagesysteme ein und verwalten Sie sie, erfassen Sie Informationen, aktualisieren Sie den Papierkram oder pflegen Sie Dokumente wie Anwesenheitslisten, Korrespondenz oder anderes Material.
  • Betreiben Sie E-Mail-Systeme und koordinieren Sie den Informationsfluss intern oder mit anderen Organisationen.
  • Planen und bestätigen Sie Termine für Klienten, Kunden oder Vorgesetzte.
  • Pflegen Sie Termin- und Veranstaltungskalender.
  • Verfassen, tippen und verteilen Sie Besprechungsnotizen, Routinekorrespondenz oder Berichte wie Präsentationen oder Spesen-, Statistik- oder Monatsberichte.
  • Füllen Sie Formulare gemäß den Unternehmensverfahren aus.
  • Legen Sie Arbeitsabläufe oder Zeitpläne fest und behalten Sie den Überblick über die tägliche Arbeit des Büropersonals.
  • Bereitstellung von Dienstleistungen für Kunden, wie z. B. Auftragserteilung oder Kontoinformationen.
  • Suchen Sie die entsprechenden Dateien und hängen Sie sie an die eingehende Korrespondenz an, die Antworten erfordert.
  • Schecks vorbereiten und verschicken.
  • Vereinbaren Sie Konferenz-, Besprechungs- oder Reisereservierungen für Büropersonal.
  • Führen Sie Suchvorgänge durch, um benötigte Informationen zu finden, und nutzen Sie dabei Quellen wie das Internet.
  • Öffnen, lesen, leiten und verteilen Sie eingehende Post oder andere Materialien und beantworten Sie Routinebriefe.
  • Erstellen Sie Kopien von Korrespondenz oder anderen gedruckten Materialien.
  • Beaufsichtigen Sie andere Büromitarbeiter und bieten Sie neuen Mitarbeitern Schulung und Orientierung an.
  • Überprüfen Sie die Arbeit anderer auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, stellen Sie sicher, dass die Formatrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden, und empfehlen Sie Überarbeitungen.
  • Verwalten Sie Projekte oder tragen Sie zur Ausschuss- oder Teamarbeit bei.
  • Koordinieren Sie Konferenzen, Meetings oder besondere Veranstaltungen wie Mittagessen oder Abschlussfeiern.
  • Lernen Sie, neue Bürotechnologien zu bedienen, während sie entwickelt und implementiert werden.
  • Versenden Sie Newsletter, Werbematerial oder andere Informationen.
  • Schulung und Unterstützung des Personals im Umgang mit Computern.
  • Vorräte bestellen und ausgeben.
  • Bereiten Sie Konferenz- oder Veranstaltungsmaterialien wie Flyer oder Einladungen vor.
  • Entwickeln oder pflegen Sie interne oder externe Unternehmenswebsites.

Fähigkeiten

Apropos
75%
Aktives Zuhören
75%
Leseverständnis
72%
Schreiben
69%
Zeitmanagement
63%
Serviceorientierung
63%
Überwachung
53%
Koordinierung
53%
Soziale Wahrnehmung
50%
Kritisches Denken
50%
Urteil und Entscheidungsfindung
50%
Aktives Lernen
47%
Komplexe Problemlösung
47%
Management von Personalressourcen
41%
Verhandlung
35%
Überzeugung
31%
Unterweisen
28%
Lernstrategien
28%
Mathematik
25%
Systemanalyse
25%
Systembewertung
25%
Betriebsüberwachung
22%
Qualitätskontrollanalyse
22%
Betriebsanalyse
22%
Management materieller Ressourcen
19%
Programmierung
16%
Verwaltung finanzieller Ressourcen
16%
Technologiedesign
13%
Betrieb und Kontrolle
6%
Reparieren
0%
Fehlerbehebung
0%
Installation
0%
Wissenschaft
0%
Auswahl der Ausrüstung
0%
Gerätewartung
0%

Wissen

Administrativ
88%
Englische Sprache
82%
Computer und Elektronik
71%
Kunden- und persönlicher Service
69%
Verwaltung und Management
61%
Mathematik
48%
Kommunikation und Medien
44%
Wirtschaft und Rechnungswesen
44%
Personal und Humanressourcen
43%
Öffentliche Sicherheit und Schutz
43%
Schul-und Berufsbildung
39%
Telekommunikation
37%
Recht und Regierung
36%
Psychologie
29%
Medizin und Zahnmedizin
28%
Transport
28%
Therapie und Beratung
24%
Vertrieb und Marketing
22%
Soziologie und Anthropologie
21%
Produktion und Verarbeitung
18%
Fremdsprache
16%
Philosophie und Theologie
13%
Chemie
13%
Geographie
12%
Biologie
11%
Geschichte und Archäologie
10%
Mechanisch
10%
Lebensmittelproduktion
9%
Design
8%
Ingenieurwesen und Technologie
7%
Bauwesen und Konstruktion
7%
Bildende Kunst
4%
Physik
3%

Lebenslauf für Sekretäre und Verwaltungsassistenten erstellen

Erstellen Sie einen professionellen, ATS-optimierten Lebenslauf für diesen Berufsweg.

Lebenslauf erstellen

Fertigkeiten

Mündliches Verständnis
75%
Mündlicher Ausdruck
75%
Schriftliches Verständnis
75%
Schriftlicher Ausdruck
75%
Nahsicht
72%
Sprachklarheit
69%
Spracherkennung
69%
Informationsbestellung
66%
Problemempfindlichkeit
53%
Deduktives Denken
50%
Kategorieflexibilität
50%
Induktives Denken
50%
Selektive Aufmerksamkeit
50%
Time-Sharing
47%
Ideenreichtum
38%
Wahrnehmungsgeschwindigkeit
31%
Fernsicht
31%
Visualisierung
28%
Fingerfertigkeit
28%
Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit
28%
Auswendiglernen
28%
Nummerneinrichtung
28%
Arm-Hand-Stabilität
25%
Mathematische Argumentation
25%
Flexibilität des Verschlusses
25%
Geschwindigkeit des Verschlusses
25%
Manuelle Geschicklichkeit
25%
Originalität
25%
Visuelle Farbunterscheidung
25%
Hörempfindlichkeit
22%
Auditive Aufmerksamkeit
22%
Kontrollpräzision
22%
Rumpfstärke
19%
Dynamische Stärke
3%
Räumliche Orientierung
0%
Reaktionszeit
0%
Umfangsflexibilität
0%
Nachtsicht
0%
Schalllokalisierung
0%
Ausdauer
0%
Statische Stärke
0%
Explosive Stärke
0%
Tiefenwahrnehmung
0%
Peripheres Sehen
0%
Mehrgliedrige Koordination
0%
Geschwindigkeit der Gliedmaßenbewegung
0%
Blendempfindlichkeit
0%
Bruttokörpergleichgewicht
0%
Ratenkontrolle
0%
Dynamische Flexibilität
0%
Reaktionsorientierung
0%
Grobkörperkoordination
0%

Arbeitsaktivitäten

Arbeiten mit Computern
85%
Informationen erhalten
79%
Kommunikation mit Vorgesetzten, Kollegen oder Untergebenen
79%
Durchführung administrativer Tätigkeiten
77%
Zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen und pflegen
69%
Arbeit organisieren, planen und priorisieren
69%
Informationen dokumentieren/aufzeichnen
65%
Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation
62%
Auswerten von Informationen zur Feststellung der Einhaltung von Standards
62%
Identifizieren von Objekten, Aktionen und Ereignissen
61%
Verarbeitungsinformationen
61%
Entscheidungen treffen und Probleme lösen
57%
Überwachung von Prozessen, Materialien oder Umgebungen
55%
Anderen helfen und für sie sorgen
54%
Planen von Arbeiten und Aktivitäten
53%
Relevantes Wissen aktualisieren und nutzen
53%
Kreativ denken
50%
Für die Öffentlichkeit auftreten oder direkt mit ihr zusammenarbeiten
47%
Konflikte lösen und mit anderen verhandeln
47%
Analysieren von Daten oder Informationen
45%
Die Bedeutung von Informationen für andere interpretieren
42%
Beurteilung der Qualitäten von Objekten, Dienstleistungen oder Personen
41%
Die Arbeit und Aktivitäten anderer koordinieren
40%
Andere ausbilden und unterrichten
37%
Ziele und Strategien entwickeln
35%
Teams entwickeln und aufbauen
35%
Schätzung der quantifizierbaren Eigenschaften von Produkten, Ereignissen oder Informationen
35%
Andere coachen und weiterentwickeln
32%
Überwachung und Steuerung von Ressourcen
29%
Bereitstellung von Beratung und Ratschlägen für andere
29%
Allgemeine körperliche Aktivitäten durchführen
29%
Maschinen und Prozesse steuern
28%
Umgang mit und Bewegen von Objekten
27%
Inspektion von Geräten, Strukturen oder Materialien
25%
Besetzung von Organisationseinheiten
19%
Untergebene anleiten, leiten und motivieren
18%
Betrieb von Fahrzeugen, mechanisierten Geräten oder Ausrüstungen
16%
Andere verkaufen oder beeinflussen
15%
Reparatur und Wartung elektronischer Geräte
15%
Entwerfen, Entwerfen und Spezifizieren technischer Geräte, Teile und Ausrüstung
10%
Reparatur und Wartung mechanischer Geräte
8%

Arbeitskontext

Telefongespräche

98%

Kontakt mit anderen

97%

E-Mail

94%

Persönliche Gespräche mit Einzelpersonen und innerhalb von Teams

91%

Arbeiten Sie mit einer Arbeitsgruppe oder einem Team zusammen oder tragen Sie dazu bei

90%

Verbringen Sie Zeit im Sitzen

89%

Bedeutung der Wiederholung derselben Aufgaben

83%

Bestimmen Sie Aufgaben, Prioritäten und Ziele

82%

Wie wichtig es ist, genau oder genau zu sein

81%

Geschriebene Briefe und Memos

81%

Zeitdruck

77%

Gehen Sie mit externen Kunden oder der Öffentlichkeit im Allgemeinen um

75%

Im Innenbereich, klimakontrolliert

75%

Freiheit, Entscheidungen zu treffen

70%

Koordinieren oder leiten Sie andere bei der Durchführung von Arbeitsaktivitäten

67%

Auswirkungen von Entscheidungen auf Mitarbeiter oder Unternehmensergebnisse

65%

Häufigkeit der Entscheidungsfindung

62%

Umgang mit unangenehmen, wütenden oder unhöflichen Menschen

59%

Konfliktsituationen

51%

Nehmen Sie sich Zeit für sich wiederholende Bewegungen

51%

Dauer der typischen Arbeitswoche

50%

Arbeitsergebnisse und Ergebnisse anderer Arbeitnehmer

49%

Verbringen Sie Zeit damit, Ihre Hände zu nutzen, um Objekte, Werkzeuge oder Bedienelemente zu handhaben, zu kontrollieren oder zu fühlen

48%

Körperliche Nähe

43%

Sie sind Geräuschen und Lärmpegeln ausgesetzt, die ablenken oder unangenehm sind

42%

Gesundheit und Sicherheit anderer Arbeitnehmer

35%

Wettbewerbsniveau

33%

Krankheiten oder Infektionen ausgesetzt

29%

Folge eines Fehlers

28%

Verbringen Sie Zeit im Stehen

25%

Verbringen Sie Zeit mit Gehen oder Laufen

24%

Grad der Automatisierung

20%

Kontaminanten ausgesetzt

17%

Öffentliches Reden

15%

Verbringen Sie Zeit damit, Ihren Körper zu beugen oder zu drehen

13%

Extrem hellen oder unzureichenden Lichtverhältnissen ausgesetzt

11%

In einem geschlossenen Fahrzeug oder geschlossener Ausrüstung betreiben

11%

Umgang mit gewalttätigen oder körperlich aggressiven Menschen

10%

Im Freien, allen Wetterbedingungen ausgesetzt

9%

Sie sind beengten Arbeitsräumen und ungünstigen Positionen ausgesetzt

6%

Das Tempo wird durch die Geschwindigkeit der Ausrüstung bestimmt

5%

Verbringen Sie Zeit damit, das Gleichgewicht zu halten oder wiederzuerlangen

5%

Sehr heißen oder kalten Temperaturen ausgesetzt

4%

Verbringen Sie Zeit im Knien, Hocken, Bücken oder Krabbeln

4%

Leichte Verbrennungen, Schnitte, Bisse oder Stiche ausgesetzt

3%

Im Innenbereich, nicht umweltkontrolliert

2%

Draußen, unter Deckung

2%

Verbringen Sie Zeit damit, auf Leitern, Gerüste oder Stangen zu klettern

2%

Gefährlichen Bedingungen ausgesetzt

1%

Gefährlicher Ausrüstung ausgesetzt

1%

In einem offenen Fahrzeug oder Betriebsgerät

1%

Tragen Sie übliche Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Sicherheitsschuhe, Brillen, Handschuhe, Gehörschutz, Schutzhelme oder Schwimmwesten

1%

Hohen Orten ausgesetzt

0%

Strahlung ausgesetzt

0%

Ganzkörpervibrationen ausgesetzt

0%

Tragen Sie spezielle Schutz- oder Sicherheitsausrüstung wie Atemschutzgeräte, Sicherheitsgurte, Vollschutzanzüge oder Strahlenschutz

0%

Arbeitspläne

0%

Ausbildung

High school diploma or equivalent

50%

Associate's degree

22%

Bachelor's degree

11%

Interessen

Konventionell

100

Unternehmungslustig

53

Sozial

44

Realistisch

16

Investigativ

6

Künstlerisch

0

Arbeitsstile

Zuverlässigkeit
86%
Liebe zum Detail
78%
Zusammenarbeit
69%
Soziale Orientierung
64%
Integrität
51%
Selbstkontrolle
48%
Optimismus
41%
Vorsicht
39%
Aufrichtigkeit
36%
Anpassungsfähigkeit
35%
Empathie
35%
Initiative
35%
Stresstoleranz
32%
Demut
31%
Leistungsorientierung
26%
Ausdauer
25%
Selbstvertrauen
17%
Innovation
5%
Intellektuelle Neugier
5%

Arbeitswerte

Unterstützung
67%
Beziehungen
61%
Arbeitsbedingungen
47%
Leistung
39%
Unabhängigkeit
28%
Erkennung
28%

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