Spécialistes de la gestion de documents
Mettre en œuvre et administrer des systèmes de gestion de documents à l'échelle de l'entreprise et des procédures associées qui permettent aux organisations de capturer, stocker, récupérer, partager et détruire des enregistrements et des documents électroniques.
Outils technologiques
Tâches principales
- Aider à déterminer les politiques de gestion des documents pour faciliter un accès efficace, légal et sécurisé au contenu électronique.
- Aider au développement de taxonomies de classification de documents ou de contenus pour faciliter la capture, la recherche et la récupération d'informations.
- Mettre en œuvre des systèmes électroniques de traitement, de récupération et de distribution de documents en collaboration avec d'autres spécialistes des technologies de l'information.
- Identifiez et classez les documents ou autres contenus électroniques en fonction de caractéristiques telles que le niveau de sécurité, la fonction et les métadonnées.
- Administrer les droits d’accès aux documents et au système et le contrôle des révisions pour garantir la sécurité du système et l’intégrité des documents maîtres.
- Aider à l’évaluation, à l’acquisition ou au déploiement de nouveaux systèmes de gestion électronique de documents.
- Développer, documenter ou maintenir des normes, des meilleures pratiques ou des procédures d'utilisation du système.
- Rédiger, examiner ou exécuter des plans pour tester des systèmes de gestion de documents nouveaux ou établis.
- Préparer et enregistrer les modifications apportées aux documents officiels et confirmer les modifications avec le personnel de gestion juridique et de conformité, y compris le personnel de gestion des dossiers à l'échelle de l'entreprise.
- Surveiller l'activité réglementaire pour maintenir la conformité aux lois sur la gestion des dossiers et des documents.
- Récupérez les actifs électroniques du référentiel pour les distribuer aux utilisateurs, les collecter et les renvoyer au référentiel, si nécessaire.
- Effectuer des évaluations des besoins pour identifier les exigences en matière de gestion documentaire des départements ou des utilisateurs finaux.
- Se tenir au courant des développements dans les technologies et techniques de gestion documentaire en examinant la littérature actuelle, en discutant avec des collègues, en participant à des programmes éducatifs, en assistant à des réunions ou des ateliers
- Développez ou configurez les fonctionnalités du système de gestion de documents, telles que les interfaces utilisateur, les profils d'accès et les procédures de flux de travail documentaire.
- Documenter les fonctions et spécifications techniques des systèmes de gestion de contenu nouveaux ou proposés.
- Exercer une surveillance de sécurité sur le traitement, la reproduction, la distribution, le stockage ou l’archivage des documents.
- Consulter les utilisateurs finaux concernant les problèmes d'accès au contenu électronique.
- Proposer des recommandations pour améliorer les capacités du système de gestion de contenu.
- Utiliser la technologie de capture de données pour importer des documents numérisés dans le système de gestion de documents.
- Préparer la documentation de support et le matériel de formation pour les utilisateurs finaux des systèmes de gestion de documents.
- Recherchez des informations dans des sources électroniques, telles que des bases de données ou des référentiels, ou dans des sources manuelles.
- Mettez en œuvre des procédures de numérisation ou d'autres procédures de saisie de données automatisées, à l'aide d'appareils d'imagerie et de logiciels d'imagerie de documents.
- Analyser, interpréter ou diffuser les données sur les performances du système.
Compétences
Connaissances
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Aptitudes
Activités professionnelles
Contexte de travail
100%
Conversations téléphoniques
94%
Discussions en face à face avec des individus et au sein des équipes
90%
Travailler avec ou contribuer à un groupe de travail ou une équipe
81%
Passer du temps assis
78%
Importance d'être exact ou précis
76%
Lettres écrites et mémos
74%
Déterminer les tâches, les priorités et les objectifs
73%
Contact avec les autres
70%
Liberté de prendre des décisions
70%
À l'intérieur, environnement contrôlé
68%
Pression temporelle
68%
Coordonner ou diriger les autres dans l’accomplissement d’activités professionnelles
65%
Durée de la semaine de travail typique
61%
Importance de répéter les mêmes tâches
59%
Impact des décisions sur les collègues ou les résultats de l'entreprise
54%
Fréquence de prise de décision
53%
Niveau de compétition
51%
Résultats du travail et résultats des autres travailleurs
51%
Degré d'automatisation
50%
Traiter avec des clients externes ou avec le public en général
47%
Proximité physique
47%
Conséquence de l'erreur
45%
Art oratoire
41%
Passez du temps à utiliser vos mains pour manipuler, contrôler ou ressentir des objets, des outils ou des commandes
41%
Situations de conflit
39%
Gérer des personnes désagréables, en colère ou discourtoises
36%
Passez du temps à faire des mouvements répétitifs
30%
Santé et sécurité des autres travailleurs
29%
Passer du temps debout
29%
Rythme déterminé par la vitesse de l'équipement
22%
Dans un véhicule fermé ou utiliser un équipement fermé
21%
Passez du temps à marcher ou à courir
21%
Exposé à des sons et à des niveaux de bruit gênants ou inconfortables
16%
À l'intérieur, non contrôlé par l'environnement
16%
Exposé à des contaminants
15%
Passez du temps à garder ou à retrouver l’équilibre
11%
Exposé à un espace de travail exigu et à des positions inconfortables
10%
Exposé à des lieux élevés
9%
En extérieur, sous abri
9%
Passez du temps à plier ou à tordre votre corps
9%
Faire face à des personnes violentes ou physiquement agressives
8%
Passez du temps à vous agenouiller, à vous accroupir, à vous baisser ou à ramper
8%
Portez des équipements de protection ou de sécurité courants tels que des chaussures de sécurité, des lunettes, des gants, des protections auditives, des casques de sécurité ou des gilets de sauvetage.
7%
Exposé à des conditions d'éclairage extrêmement lumineuses ou inadéquates
6%
Exposé à des températures très chaudes ou froides
6%
En extérieur, exposé à toutes les conditions météorologiques
5%
Passez du temps à grimper sur des échelles, des échafaudages ou des poteaux
5%
Exposé à des équipements dangereux
4%
Exposé à des brûlures, coupures, morsures ou piqûres mineures
4%
Portez des équipements de protection ou de sécurité spécialisés tels qu'un appareil respiratoire, un harnais de sécurité, des combinaisons de protection complète ou une radioprotection.
3%
Horaires de travail
3%
Exposé à des conditions dangereuses
1%
Exposé aux vibrations de tout le corps
1%
Exposé à une maladie ou à une infection
0%
Exposé aux radiations
0%
Dans un véhicule ouvert ou un équipement d'exploitation
0%
Formation
Bachelor's degree
Master's degree
Associate's degree
Intérêts
Conventionnel
Enquête
Entreprenant
Sociale
Artistique
Réaliste
Styles de travail
Valeurs professionnelles
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